关于切实加强市直预算单位政府采购内控制度建设的通知

颁布机构:湛江市财政局文件 颁布文号:湛财采〔2019〕8号 颁布日期:2019-07-05



各市直预算单位:

  财政部下发《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库[2016]99号)以来,多数市直单位能够按照文件要求建立健全本单位的政府采购内部控制制度,完善内控风险防范措施,取得较好成效。但是,目前仍有相当一部分单位没有制定或及时健全政府采购内控制度,操作执行环节不规范、内部运行机制不完善、制度不落实的现象仍较突出。为了切实加强政府采购活动内部控制管理,规范政府采购活动中的权力运行监督,强化采购人责任主体的落实,现就各单位政府采购内控制度建立健全工作通知如下:

  一、工作目标

  各单位应以分事行权、分岗设权、分级授权为原则,通过建立制度、健全机制、完善措施、规范流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和控制制度,实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。

  分事行权,就是对政府采购活动的决策、执行、监督,必须明确分工、相互分离、分别行权,防止职责混淆、权限交叉。

  分岗设权,就是对政府采购活动的相关岗位,必须依职定岗、分岗定权、权责明确,防止岗位职责不清、设权界限混乱。

  分级授权,就是对各管理层级和各工作岗位,必须依法依规分别授权,明确授权范围、授权对象、授权期限、授权与行权责任、一般授权与特殊授权界限,防止授权不当、越权办事。

  二、主要措施

  (一)实施归口管理。各单位应当明确内部归口管理部门,具体负责本单位、本系统的政府采购执行管理。归口管理部门应当牵头建立本单位政府采购内部控制制度,明确本单位相关部门在政府采购工作中的职责与分工,建立不同业务机构和岗位之间协同工作机制。

  (二)明确岗位职责。各单位应结合自身具体情况,按照政府采购法律法规、规章制度的规定,认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项,划分风险等级,建立制度规则,合理确定岗位职责。

  (三)不相容岗位分离。各单位应当建立岗位之间的制衡机制,不相容岗位包括但不限于采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位,不相容岗位原则上应当分开设置。

  (四)实施定期轮岗。各单位应当按规定建立轮岗交流制度,按照政府采购岗位风险等级设定轮岗周期。

  (五)建立一事多岗制度。各单位对高风险的相关业务应当由2人以上共同办理,相互完善、相互补充、相互监督,并明确主要负责人。

  (六)发挥主管预算单位的管理职能。主管预算单位应当明确与所属预算单位在政府采购管理、执行等方面的职责范围和权限划分,细化业务流程和工作要求,加强对所属预算单位的采购执行管理,强化对政府采购政策落实的指导。

(七)完善决策机制。各单位应当建立健全内部政府采购事项集体研究、合法性审查和内部会签相结合的议事决策机构。任何个人不得单独决策或者擅自改变集体决策。

(八)完善内部审核制度。各单位应当依据法律制度和有关政策要求细化内部审核的各项要素、审核标准、审核权限和工作要求,实行办理、复核、审定的内部审核机制,对照要求逐层把关。

(九)落实履约验收责任。各单位应当在合同履约完成后,成立验收小组,按照合同约定进行验收确认,出具验收报告。验收小组成员应当包括采购项目实际使用人,也可以邀请第三方专业机构及专家参与验收。

三、发布内控制度范本

为便于各单位更好的完善和健全政府采购内控制度,我局根据相关法律法规的规定,编制了《政府采购内部控制管理制度》(以下简称《制度》,见附件),供各单位在建立政府采购内控制度时参考。《制度》所涉及的法律、法规、规章及制度,如遇国家有关规定调整的,各单位应及时按照国家规定修订其政府采购内控制度。

四、工作要求

(一)各市直主管预算部门、预算单位应对照政府采购相关法律、法规、规章及制度规定,参考《制度》,根据自身实际情况,合理设置岗位,明确岗位职责,细化各流程、各环节的工作要求和执行标准,在20198月底前建立和完善本部门、本单位的政府采购内控制度,并上报我局分管业务科室备案。

  (二)我局将根据各单位政府采购内控制度的报备情况,开展市直预算单位内控制度执行情况监督检查并进行通报,对没有制定内控制度,以及内控制度执行不到位的单位进行警告。以此推进我市各预算单位政府采购内控制度建设工作,提升政府采购活动的监管水平。

附件:1《政府采购业务内部控制管理制度》(参考文本)

        及附表(1-3点击打开链接

  

湛江市财政局   

201975

  

           (联系人:梁碧瑜     联系电话:0759- 3220938

 

抄送:市纪委监察委



附件:

××单位政府采购内部控制管理制度

(参考文本)

 

第一章 总 

第一条 为规范政府采购行为、提高采购效率,降低行政成本、促进廉政建设,根据《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库[2016]99号)等法律、法规,结合本单位实际,制定本制度。

第二条 本制度所称采购,是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。货物是指各种形态和种类的物品。工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。

第三条 采购工作遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。实行统一管理、分类采购。

第四条 严格执行回避制度。在采购活动中,与供应商有直接利害关系的相关人员,依法实行回避。

第五条 采购员岗位实行定期轮换制度,原则上每3-5年轮岗一次。

 

第二章 组织机构与职责

第六条 成立政府采购工作领导小组。领导小组组长主要领导担任,分管领导任副组长,办公室、相关科室、法规科、局纪检监察等科室负责人为小组成员。

办公室是政府采购业务的归口管理部门,负责本单位日常政府采购执行管理。

第七条 采购领导小组职责

  1. 审批本单位年度政府采购计划和预算;

  2. 审批采购项目预算调整以及预算追加事项;

  3. 审批采购方式和选择采购代理机构;

  4. 确定中标供应商名单;

  5. 对未通过验收的项目作出处理决定;

  6. 审批政府采购其他有关事项。

    第八条 办公室职责

    (一)贯彻执行政府采购法律、法规以及局党组会议、采购领导小组有关政府采购事项的决定;

    (二)审核和汇总各科室上报的年度采购计划和预算,编制本局年度政府采购计划和预算;

    (三)负责政府采购计划备案、采购合同管理、合同公开、合同备案等工作;

    (四)负责局日常办公用品和消耗品、办公设备、家具电器、装修(修缮)工程、安保、保洁绿化服务、办公设备维护服务、信息化建设等机关运转保障类项目的政府采购;

    (五)协助采购科室开展政府采购工作;

    (六)管理全局的采购预算资金、审核采购项目资金申请和办理资金结算以及固定资产登记和管理等工作;

    (七)组织项目实施完成后的合同履约验收工作;

    (八)协助答复政府采购询问、质疑以及处理采购投诉;

    (九)采购文件归档管理;

    (十)办理政府采购的其他事项。

    第九条 采购科室职责

    (一)编制本科室年度政府采购计划和预算;

    (二)负责本科室采购项目的采购工作。包括采购申请报批、编制项目采购需求书、签订采购委托代理协议、审核采购文件、参加项目开(评)标、根据评审结果确定中标人、签订采购合同以及参与项目履约验收工作;

    (三)答复本科室采购项目的询问、质疑和处理投诉事宜;

    (四)办理本科室政府采购项目的其他事项。

    第十条 法规科负责政府采购相关法律、法规的咨询、服务等工作,负责审核采购文件、采购合同文本以及合同签订前的审核把关工作。

    第十一条 局纪检监察的职责

    (一)对本单位政府采购和自主采购项目实行全流程监督;

    (二)监督本单位政府采购项目质疑、投诉处理工作;

    (三)负责处理政府采购举报;

     

    第三章 采购预算和实施计划

    第十二条 各采购科室在编报下一财政年度预算时,应结合工作需要,向办公室报送该年度的采购项目及资金计划,由办公室审核汇总并经采购领导小组研究同意后报财政部门审批。

    第十三条 采购预算(计划)一经批复,原则上不作调整。凡未列入预算的采购项目,原则上不予采购。

     

    第四章  采购范围和限额标准

    第十四条 凡使用财政性资金采购集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务,必须进行政府采购。

    采购货物或服务项目单项采购金额达到 200万元以上的,应当采用公开招标方式。在一个财政年度内,一个预算项目下的同一品目的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购,累计金额不得超过200万元

    第十五条 政府集中采购目录包括集中采购机构采购项目和部门集中采购项目。政府集中采购之外的项目为分散采购。

    集中采购机构采购项目:凡实行协议供货(电梯采购除外)、电商直购、定点采购等采购方式的,单个品目、单次采购金额在50万元以上;货物和服务类项目采购起点金额为单项或批量采购在20万元以上;工程类采购金额为50万元以上的项目,必须委托湛江市政府采购中心采购。

    部门集中采购项目:采购起点金额为单项或批量采购在50万元以上;

    分散采购项目:采购起点金额为100万元以上。

    部门集中采购项目、分散采购项目,可委托湛江市政府采购中心采购,也可以委托社会代理机构采购。委托代理机构的选择按程序报采购领导小组审批。

    第十六条 集中采购项目采购限额标准以下、以及分散采购限额以下的项目,实行自主采购。

    第十七条  采购计划备案。凡协议供货、电商直购、定点采购项目和集中采购目录内且采购金额达到采购限额标准以上项目,以及分散采购限额达到100万元以上的项目,均须备案政府采购计划。

    工程类采购项目,计划备案前必须按规定将工程预算报财政部门或其委托的中介机构审核。

    第五章  采购实施程序

    第十八条 实行政府采购项目,采购流程如下:

    (一)采购申请。采购科室根据采购领导小组批复的年度采购计划和预算,填报《政府采购申请审批表》,经办公室主任、分管领导、办公室分管领导审批后报采购领导小组审批。

    (二)采购计划备案。采购员根据已审批的《政府采购申请审批表》,备案采购计划。

    (二)签订委托代理协议。由采购科室负责办理《委托代理协议》的报批,并与代理机构签订委托协议,明确双方的权利和义务。

    (三)编制采购需要。由采购科室对采购项目的市场技术、规格、服务水平、价格等相关事项进行市场调查和论证,科学、合理编制采购需求,送法规科审核后按程序报批后在政府采购网公开,并提交给代理机构据此编制招标文件。

    (四)审核采购文件。采购科室对代理机构提交的采购文件进行审核,送法规科复核后报采购领导小组审批。

    (四)参加开(评)标活动。属于局机关运转保障类项目采购的,由办公室派员参加;属于科室采购项目的,由科室、办公室派员参加。采购金额较大、技术复杂的项目,还需分管领导参加。

    (五)确定中标(成交)供应商。对代理机构推荐的中标(成交)供应商名单办理确认手续。

    (六)签订采购合同。由相关科室办理。

    (七)合同备案、公开。采购合同签订后,采购员须在政府采购计划管理系统备案并在省政采网公开。

    (六)采购合同签订与履约验收

    项目完成后,采购金额在200万元以下的项目,成立由分管领导、办公室、采购科室、技术人员、局纪检监察组成的验收小组,验收结束后,填写《政府采购项目验收报告》(附件3)。采购金额在200万元以上的项目,应当邀请原评审专家 1-2名参加验收。对技术复杂的采购项目,可邀请国家认可的质量检测机构专家参加验收。

    凡未通过验收的项目,由验收小组提出处理意见,按程序报采购领导小组作出处理决定。

    第十九条实行自主采购项目,采购流程如下:

    (一)采购预算金额在×万元以下的,由申请科室填报《政府采购申请审批表》(附件1,如属于固定资产报废后重置的,需同时填写《固定资产处置表》(附件2),经办公室主任审核后、报分管领导、办公室分管领导审批,由办公室直接采购。

    (二)采购预算金额×万元以上、采购限额标准以下的项目,由申请科室(单位)填报《政府采购申请审批表》(属于资产报废后重置的,需同时填写《固定资产处置表》),经办公室主任、分管领导、办公室分管领审批后报采购领导小组审批,由办公室牵头组织采购。采购办法如下:

    (由单位自定)

     

    第六章   资金结算

    第二十条  项目通过验收后,采购科室应当按照采购合同的约定及时办理资金支付。申请资金须提供如下资料:

    一、自行采购项目:1、《政府采购申请审批表》;2、评审报告(记录);3、采购合同;4、发票;5、项目验收报告;6、其他有关资料。  

    二、政府采购项目:申请国库集中支付的,需提交:1、湛江市直政府采购资金支付申请书;2、政府采购申请审批表;3、采购计划、计划备案回执;4、中标通知书;5、采购合同;6、合同备案资料7、发票;8、项目验收报告;9、其他有关资料等。

     

    第七章  采购文件管理

    第二十一条 办公室是采购文件、资料的归口管理部门。各科室在每项采购活动结束后,应当在一个月内将采购文件、资料进行整理、装订成册并编制采购文件目录,移交办公室归档管理。采购文件、资料包括但不限于:采购计划备案和回执、委托代理协议、采购需要书、招标文件、招标文件确认书、投标文件、采购活动记录(评审报告)、评标标准、评估报告、定标文件、中标通知书、采购合同文本、验收报告、质疑答复、投诉处理决定(如有)、图纸、效果图、光盘、磁盘、开评标现场全程录音录像资料等。

    第八章 监督检查

    第二十二条 局纪检监察是本单位政府采购工作的内部监督部门,负责对采购活动全过程实施监督。对政府采购政策执行情况定期或不定期进行专项检查,及时处置违规行为、加强风险防控,实现政府采购内部权力运行的有效制约。

    第二十三条 参加政府采购的工作人员,必须恪守法律法规、职业道德、做到清正廉洁。工作人员有违反政府采购法律、法规规定的行为的,一经发现,将依法严肃处理。

    第二十四条 政府集中采购目录及采购限额标准按照财政部门下发的最新通知执行。

    第二十五条 本制度未尽事宜按照政府采购法律法规的规定执行。

第二十六条 本制度自×年×月×日起执行。
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